Za pomocą unijnego internetowego narzędzia VIES możesz sprawdzić, czy dana firma jest zarejestrowana jako prowadząca handel w obrębie UE.
Czym jest VIES?
VIES (system wymiany informacji o VAT) to wyszukiwarka (a nie baza danych) Komisji Europejskiej. Informacje są pozyskiwane z krajowych baz danych VAT, gdy wyszukiwanie jest prowadzone za pomocą narzędzia VIES.
Wyniki wyszukiwania wyświetlają się na dwa sposoby: informacja o VAT UE istnieje (numer aktywny) lub nie istnieje (numer nieaktywny).
Odpowiedź prawidłowa: Jeśli uzyskana zostanie odpowiedź prawidłowa, narzędzie VIES wyświetli informację o VAT UE.
Odpowiedź nieprawidłowa: Jeżeli system generuje nieważny status, oznacza to, że numer identyfikacyjny VAT, który próbujesz zatwierdzić, nie jest zarejestrowany w odpowiedniej krajowej bazie danych. Wynika to z jednego z poniższych czynników:
- numer VAT nie istnieje
- numer VAT nie został aktywowany na potrzeby transakcji wewnątrzunijnych
- rejestracja nie została jeszcze zakończona (niektóre kraje UE wymagają osobnej rejestracji transakcji wewnątrzunijnych).
Zmiany te nie zawsze są widoczne bezpośrednio w krajowych bazach danych i w związku z tym nie ma ich w systemie VIES. W pilnych sprawach najlepiej skontaktować się z lokalną administracją podatkową w swoim kraju. Narzędzie VIES dostępne jest w 23 językach Unii Europejskiej.
Co zrobić, jeżeli istniejący numer nie jest zweryfikowany?
Jeżeli Twój klient twierdzi, że zarejestrował się do celów podatku VAT, ale nie potwierdza tego weryfikacja online za pomocą VIES, możesz zażądać weryfikacji w urzędzie skarbowym jego kraju. Możliwe, że Twój klient będzie musiał dokonać dodatkowej rejestracji jako podatnik VAT na potrzeby transakcji transgranicznych w obrębie UE. Procedura ta wygląda w każdym kraju inaczej.
Jeśli w VIES nie możesz znaleźć odpowiednich informacji, powinieneś zwrócić się o nie do krajowych organów administracji. Następnie powinieneś być w stanie uzyskać potwierdzenie o tym:
- czy numer VAT jest ważny, czy też nie jest
- czy numer VAT jest powiązany z jakąś nazwą i adresem.
Z krajowymi organami administracji można skontaktować się na różne sposoby. W niektórych krajach UE istnieją systemy online, a w innych trzeba skorzystać z telefonu, poczty elektronicznej.
Ze względu na ochronę danych osobowych organy krajowe nie ujawniają nazwy ani adresu powiązanych z danym numerem VAT. Mogą one jedynie potwierdzić, że pewna nazwa i adres są powiązane z konkretnym numerem VAT lub nie.