W obrębie Internetu spotkamy się z portalami oceniającymi rozmaitych pracodawców. Zapewne zauważyłaś przewagę negatywnych komentarzy pracowników, przeważnie byłych dotyczących struktury, organizacji i kultury pracy w określonych firmach. Jak tego uniknąć i wpłynąć na pozytywny odbiór swojej organizacji, a przy okazji wzmocnić poczucie tożsamości pracownika z firmą? Jak zmniejszyć rotację w obrębie organizacji wpływając na maksymalizację jej zysków? Odpowiedzią na to pytanie jest onboarding. Jeśli chcesz poznać szczegóły dotyczące tej niesamowicie skutecznej techniki, przeczytaj koniecznie dalszą część artykułu.
Onboarding - definicja
Koszt rekrutacji nowego pracownika, a także jego wdrożenia w nowe zadania i sensowne wyszkolenie przewyższa znacznie koszt udzielenia podwyżki zespołowi. Ponadto kluczem do sukcesu firmy jest posiadanie zgranego i solidnie przygotowanego teamu. Jak więc utrzymać pracownika? W tym celu opracowano skuteczną technikę wpływającą na jego podejście do firmy i podwyższenie efektowności wykonywanej przez niego pracy. Technika ta znana jest pod nazwą onboardingu i polega na wdrożeniu nowego pracownika w strukturę, ofertę i kulturę organizacji. Wpływa ona na proces adaptacji pracownika i jego sposób postrzegania firmy. Skutecznie przeprowadzony onboarding wpływa na emocję nowicjusza i jego późniejszą efektywność. Warto zaznaczyć, że właściwie przeprowadzony onboarding poskutkuje utrzymaniem pracownika w strukturach organizacji w okresie dłuższym, niż przewiduje to umowa próbna. W jaki sposób podejść do onboardingu, by proces odniósł pożądany skutek?
Metoda pięciu kroków. Koniecznie ją zastosuj!
Skoro wyjaśniliśmy sobie, czym onboarding jest, to skupmy się teraz na elementach tego procesu. Poważne podejście do każdego etapu onboardingu przyniesie wymierne profity Twojej organizacji. Etapów opisywanego procesu jest 5. Wymieńmy sobie je pokrótce.
Etap pierwszy. Odpowiednie zaangażowanie pracownika. Pozwólmy mu poczuć się ważnym i potrzebnym dla organizacji. Wskazane jest podesłać mu maila zawierającego pakiet informacji. Przedstaw się, napisz kilka słów o sobie, a następnie przejdź do przekazywania mu najważniejszych informacji. Poinformuj go o tym, jak wygląda obowiązujący na terenie firmy dress code, pomóż mu wykreować konto na firmowej stronie internetowej. Przekaż mu również wyszczególniony grafik z jasno zaznaczonymi spotkaniami informacyjnymi i szkoleniami. Na tym etapie można podesłać świeżo upieczonemu pracownikowi niezbędne formalności, np. Regulamin pracowniczy i niezbędne formularze do Urzędu Skarbowego. Warto również poinformować go o przysługujących mu benefitach. Pracownik dzięki temu dostaje czas na przetrawienie danych i odpowiednie przygotowanie się do pracy.
Etap drugi. Wywarcie dobrego pierwszego wrażenia. Nie ma drugiej takiej możliwości, dlatego trzeba się postarać już na starcie. Niech po wejściu na teren placówki spotka pracownika firmy, który będzie na niego czekał. To może być oddelegowany pracownik działu HR., kierownik działu bądź specjalnie do tego wyznaczony pracownik zespołu. Świetnym elementem powitania nowego pracownika będzie drobny firmowy upominek, np. firmowy skoroszyt, kubek bądź t-shirt. W celu wywarcia pozytywnego wrażenia na pracowniku warto jest powitać go na forum zespołu. Można to zrobić zarówno w formie elektronicznej, za pośrednictwem forum zespołu, jak i bezpośrednio np. w trakcie codziennego stand-upu. W trakcie realizacji tego etapu oprowadź go po terenie firmy, pokaż mu newralgiczne miejsca na terenie placówki (np. kuchnię z automatem do kawy) i obszar działu, na którego terenie podejmie pracę.
Etap trzeci. Organizacja spotkań informacyjnych. Adaptacja nowego pracownika nie może obejść się bez wdrożenia go w kulturę pracy, przekazania oczekiwań wobec niego i przedstawienia jego roli w funkcjonowaniu firmy. Jest jednak pewna złota zasada, której dobrze jest się trzymać. To stopniowe dawkowanie informacji. Człowiek nie jest zdolny przyjąć ogromnej ilości danych w ciągu bardzo krótkiego czasu. Istotą takich spotkań jest metodyczne wdrażanie pracownika w specyfikę pracy działu. Regularnie kontroluj, czy pracownik nadąża ze zrozumieniem rozmaitych kwestii. Na tym etapie warto, jest zapoznać pracownika z kluczowymi pracownikami organizacji.
Etap czwarty. Wytypuj mentora odpowiedzialnego za wdrożenie pracownika w proces i jego adaptację. Oswojenie pracownika ma fundamentalne znaczenie dla jego późniejszego funkcjonowania w firmie. Niechaj wytypowany pracownik zorganizuje spotkanie z resztą zespołu. Przełamanie pierwszych lodów pozwolić mu szybciej zgrać się z teamem i lepiej wykonywać powierzane mu zadania. Na tym etapie wskazany przez menagera pracownik dzieli się z nowym członkiem zespołu swoją wiedzą i doświadczeniem. Udziela mu odpowiedzi na pytania związane ze sposobem wykonywania zadań. Istotne jest ułożenie mu kalendarza zadań, którymi ma się parać. W ten sposób wdrażany w system pracownik zyskuje pewność co do zadań, które ma wykonywać i poczucie, że ktoś interesuje się jego pracą.
Etap piąty. Feedback. To istotny element onboardingu, ponieważ pozwala udoskonalać metody wdrażania nowych pracowników w system pracy i jego adaptacji. Zbieraj informacje zwrotne na temat pierwszych dni pracownika w organizacji. Co mu się podobało? Czy został dobrze przyjęty przez zespół? Czy otrzymał potrzebne narzędzia i wskazówki, potrzebne do wykonywania powierzanych mu zadań? Czy informacje przekazane w trakcie spotkań informacyjnych były przydatne? Czy zmieniłby coś w systemie wdrażania pracownika?
Najczęściej popełniane błędy
Niestety nie zawsze proces onboardingu przeprowadzany jest właściwie. Największym grzechem, jakiego można się dopuścić w trakcie realizacji onboardingu, jest ignorowanie nowego pracownika i nieudzielanie mu odpowiednich informacji. Taki człowiek poczuje się niedoceniany i niepotrzebny. Jeśli dodamy do tego słabą jakość szkolenia stanowiskowego, możemy być pewni, że długo nie popracuje w naszej firmie. To z kolei uruchamia reakcję łańcuchową. Niewłaściwie potraktowany pracownik złoży wypowiedzenie, narażając organizację na większe wydatki związane z przeprowadzeniem kolejnej rekrutacji. Istnieje też ryzyko, że tuż po wygaśnięciu umowy próbnej dołączy do grona opiniodawców na popularnych stronach internetowych, np. gowork. Kolejnym grzeszkiem osób odpowiedzialnych za adaptację nowego pracownika jest źle dawkowana wiedza. Ogrom informacji przekazanych mu w jednym momencie skutecznie go zniechęci do przyswajania wiedzy. Podejdź do tego metodycznie.